(advertentie)

Naar Finland vliegen? Een vakantie nemen? Bezoek en boek via www.finnair.com

Finland verschilt toch niet zo veel van Nederland

============================================

Wat is er leuker dan twee thema’s die mijn belangstelling hebben met elkaar te combineren? In dit geval Finland en archieven. Finland vanwege de culturele achtergrond van mijn vrouw en archieven omdat ik mij er beroepsmatig mee bezig hou. Zie hier de aanleiding om tijdens mijn vakantie in Finland een bezoekje te brengen aan het Nationaal Archief in Helsinki en een gesprekken te voeren met Christina Forssell, secretaris van de directeur-generaal van het archief en belast met de public relations. Later hebben wij nog een het archief in Mikkeli bezocht en gesproken met Tytti Voutilainen, senioronderzoekster.

Het gebouw in Helsinki
Het gesprek met mevrouw Forssell begint met een korte uiteenzetting over het gebouw waarin het archief is gevestigd. Het is gebouwd in 1890 in de indrukwekkende en bijna overweldigende neoklassieke stijl van de 19e eeuw en ontworpen door de bekende architect Gustaf Nyström. Belangrijk detail is dat het gebouw specifiek is gemaakt om het archief te huisvesten. In 1928 en 1972 zijn twee extra vleugels aangebouwd, en sinds kort is ook nog een gebouw elders in Helsinki in gebruik genomen, omdat de ca. 50 kilometer capaciteit niet meer voldoende is. In het tweede gebouw, waarin het Oorlogsarchief (archieven uit de Eerste en Tweede Wereldoorlog, andere oorlogen, Ministerie van Defensie) was gevestigd, is ca. 40 kilometer capaciteit.

Tijdens de rondleiding die mevrouw Forssell geeft, blijkt het gebouw sfeervol te zijn. De studiezalen zijn ouderwets aandoend ingericht, nog geheel in de oorspronkelijke stijl, en er is tevens een soort “gang” met inhammetjes aan een kant, waar men letterlijk tussen allerlei naslagwerken rustig de computer, laptop of microfilm kan gebruiken.

   
Impressies van het gebouw van het Nationaal Archief te Helsinki; klik op het plaatje voor een vergroting

Mevrouw Forssell
Degene die ons namens het Nationaal Archief te woord staat, mevrouw Christina Forssell, is zelf al enige tijd werkzaam in het archief, 20 jaar om precies te zijn.

Oorspronkelijk heeft zij geschiedenis gestudeerd, en is vervolgens in het archief terecht gekomen. Zo heeft zij onder meer op de afdeling “Private Archieven” (waarover later meer) gewerkt. Momenteel is zij, zoals gezegd, secretaris. Het archiefonderwijs in Finland bestaat uit verschillende opleidingsmogelijkheden. Nog steeds vormt de studie geschiedenis een belangrijke bron voor nieuwe archivarissen. Voordat men zich archivaris mag noemen moeten wel enkele specialistische examens met goed gevolg worden afgelegd in het Nationale Archief. Overigens bestaat sinds enige tijd, zoals in Nederland, een gespecialiseerde studie aan de Universiteit van Tampere.

De organisatie
Het Nationaal Archief valt onder het Ministerie van Onderwijs. Het bestaat onder meer uit zeven provinciale archieven, gevestigd in Hameenlinna, Turku, Mikkeli, Jyväkyla, Joensuu, Vaasa en Oulu.

Onder de minister van Onderwijs ressorteert de Raad van de Nationale Archief Service, met daar weer onder de directeur-generaal. De organisatie van het Nationale Archief zelf bestaat uit twee hoofdonderdelen, elk aangestuurd door een onderdirecteur-generaal.

Het eerste onderdeel bestaat uit de afdelingen Overheidsarchieven, Private Archieven (belast met de acquisitie en beheer van private archieven, zoals van beroemdheden maar ook van “gewone” mensen), Klantenservice (studiezalen en te woord staan onderzoekers) en ten slotte is er de Technische Afdeling (fotograferen, conserveren, microverfilmen).Het andere onderdeel bestaat uit een “records management unit”, anders dan men zou vermoeden, bezig met onderwijs, volgen van wet- en regelgeving met betrekking tot archieven en inspecties. Andere afdelingen die deel uitmaken van dit onderdeel zijn de ICT en Administratieve Afdeling.

Buiten de zeggenschap van het Nationale Archief vallen verschillende gemeentelijke archieven, archieven als de verschillende Finse en Zweedse literatuurarchieven (Finland is officieel tweetalig, Fins en Zweeds (ca. 6%) en is in het verleden deel geweest van Zweden (tot 1809) en Rusland), de archieven van de politieke partijen, het Nationale Bedrijfsarchief, de al eerder genoemde oorlogsarchieven en de archieven van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Wel maken de kerkelijke archieven deel uit van het Nationaal Archief. In tegenstelling tot in Nederland vervullen de kerkelijke organisaties namelijk enkele overheidstaken, onder meer die van bevolkingsregister.

Een aparte positie wordt ingenomen door het provinciale archief in Ǻland. Ǻlandis een autonoom gebied dat formeel deel uit maakt van Finland, maar niet tot de EU behoort. Vandaar dat het lucratief kan zijn om belastingvrij artikelen te kopen aan boord van de vele veerboten de Ǻland aan doen.

Al deze taken zijn neergelegd in de Archiefwet en het Archiefbesluit van 1994, waarin de taken worden omschreven. Belangrijke punten uit deze wet zijn dat de archieven van universiteiten en gemeenten tevens vallen onder het Nationaal Archief en dat de overbrengingstermijn voor overheidsdocumenten 40 jaar is.

Wat kunt u vinden in het archief
De archieven in Finland gaan niet zo ver terug als die van Nederland. Het oudste document dateert uit 1316 en betreft een oorkonde van koning Birger van Zweden die de vrouwen van Karelië bescherming belooft. Vele andere seriematige bestanden gaan terug tot in de Zweedse periode (eindigend in 1809). Tijdens de verzelfstandiging van Finland in die tijd zijn vele archieven met betrekking tot Finland overgedragen aan de nieuwe Finse staat. Echter, voor meer complete informatie is een bezoekje aan Zweden toch aan te raden.

Behalve papieren documenten is ook veel informatie op microfilm gezet. Dit om beschadiging van de originelen te voorkomen door vele raadplegingen, dit betreft vooral informatie die wordt gebruikt voor genealogisch onderzoek. Immers, ook genealogisch onderzoek is populair in Finland. Zie hiervoor het bijgevoegde, Engelstalige, document.

In het Nationaal Archief zult u tot nu toe geen of nauwelijks digitale documenten aantreffen. Ook in Finland worstelt men met de digitale duurzaamheid discussie en is men druk bezig oplossingen te zoeken. Tot nu toe met hetzelfde resultaat als in Nederland. [digitale duurzaamheid: vraagstuk over hoe digitale documenten, zoals gemaakt in Word, over een aantal jaar nog lees- en bruikbaar kunnen zijn en wat hiervoor gedaan moet worden].

Mikkeli

Behalve aan het Nationaal Archief zelf brachten wij ook een bezoek aan een van de provinciale archieven, namelijk dat van Mikkeli. Wij werden ontvangen door mevrouw Tytti Voutilainen, senioronderzoekster van het archief. Zij houdt zich onder meer bezig met inspectie en onderwijs. Het archief in Mikkeli bestaat uit circa 20 medewerkers, onder meer de directeur, mevrouw A. Jääkelainen, 2 senioronderzoekers en 3 onderzoekers. Mevrouw Voutilainen omschrijft de gemiddelde medewerker als allround, omdat er veel vragen zijn en maar weinig personen om deze te beantwoorden en af te handelen.

Roerige tijden
Het archief in Mikkeli heeft een roerige geschiedenis, die nauw samenhangt met de relatie met Rusland. In de eerste helft van de 20e eeuw is het archiefwezen in Finland opgebouwd: 1927 Hameenlinna, 1932 Turku en Oulu en 1960 Vaasa. Dat van Viipuri ontstond in 1934. Net als in de andere gevallen werd een gebouw gemaakt om werk te verschaffen in de crisistijd.

Dat het archief in Viipuri is ontstaan is het gevolg geweest van lang wikken en wegen. In eerste instantie dongen ook Joensuu en Kuopio mee naar de gunsten van de staat, maar deze vielen al snel af wegens hun te geringe functie in de streek. Probleem was tevens dat de situatie rondom Viipuri verre van stabiel was: de grensstreek met het toenmalige Rusland was lang niet zo stabiel als nu. Uiteindelijk heeft men besloten toch het risico te nemen.

De eerste directeuren van het archief gingen zeer actief aan de slag en acquireerden veel archieven. Op de achtergrond maakte men overigens wel evacuatieplannen, mocht de situatie aan de Russische grens uit de hand lopen. In 1939 was het zover met de start van de Tweede Wereldoorlog (Winteroorlog). Hals over kop werden archieven her en der uit de stellingen gehaald en meegenomen, Finland in.

Later keerde de situatie zich ten gunste van de Finnen, die Viipuri terug veroverden. De eerste officiële instantie die terug keerde, was het archief. Helaas moest Finland Viipuri aan het einde van de Tweede Wereldoorlog afstaan, zodat de archieven weer mee moeste worden genomen. Het archief was de laatste Finse instantie die de stad verliet (juni 1944).

Na de oorlog heeft het archief tijdelijk huisvesting gehad in Kuopio, in een leegstaand en ijskoud gebouw. Wederom moest worden besloten waar het archief definitief zou worden gehuisvest. Deze keer ging de strijd tussen Kuopio en Mikkeli. Mikkeli won in 1953 omdat deze stad meer geld over had voor de huisvesting van het archief en omdat zij in Naisvuori al een ruimte had gemaakt, die geschikt was voor huisvesting van archieven, het modernste archiefgebouw destijds van Scandinavië.

Moderne tijden
Het archief in Mikkeli is sindsdien erg druk geweest. Er werd veel onderzoek verricht naar de eigendommen van Finnen in dat deel van Karelië dat is geannexeerd door Rusland. Bovendien is het archief in Mikkeli een belangrijke bron voor genealogen, onder meer omdat zij het belangrijkste kopie- en distributiecentrum voor microverfilmingen is, en de meeste bronnen van betekenis voor genealogie zijn verfilmd.

In de zeventiger jaren heeft archief een uitbreiding ondergaan. Momenteel is er een capaciteit van ruim 18.000 strekkende meter, waarvan bijna 10.000 zijn bezet. Hoe ruim de situatie lijkt met betrekking tot de archiefruimte, des te krapper is zij elders. Mevrouw Voutiainen legt met name de nadruk op de krappe leeszalen (er is geen leeszaal voor de bibliotheek van 36.000 boeken) en de karige subsidies die de organisatie ontvangt. En dat om 10.000 aanvragen op papier af te handelen, de mondelinge vragen niet meegeteld.

Discussies als digitale duurzaamheid leven daarom wel bij het archief, maar de organisatie heeft niet de capaciteit en mogelijkheden hierin het initiatief te nemen. Wel worden enkele belangrijke registers gedigitaliseerd voor onderzoek.

Sinds kort is er een project opgezet, Sähke, dat zich gaat richten op digitale documenten.

Hoe verder?
Het antwoord hierop moet mevrouw Voutiainen ons schuldig blijven. Weliswaar ontwikkelen zich in Finland enkele commerciële initiatieven op het gebied van digitaal documentmanagement (onder meer de hogeschool in Mikkeli), verder is er geen initiatief, commercieel of van de staat. Een mogelijk gat voor commerciële dienstverleners?

Van de gemeentelijke overheid hoeft vooralsnog ook geen initiatief te worden verwacht. Net als in Nederland zijn zij niet verplicht archieven over te dragen aan de provinciale archieven. Wel bestaan zeer veel gemeenten in Finland die erg klein zijn. Duurzaamheid en digitale documentmanagement zijn discussies die ook hier niet (kunnen) leven.

Een stap in de goede richting is de Vakka Archival Database, opvraagbaar via internet (www.narc.fi). Probleem is echter dat deze alleen via bepaalde ingangen is te doorzoeken. Zo moet men bekend zijn met de namen van de instanties om verder te kunnen zoeken. Niet echt gebruiksvriendelijk, erkent mevrouw Voutainen. Daaraan wordt gewerkt, door 2 werkgroepen.

Tenslotte
De bezoeken aan het Nationaal Archief in Helsinki en het archief in Mikkeli waren meer dan de moeite waard. Zo is gebleken dat de organisatie en de taken en problemen waar deze zich mee bezig houden, niet zoveel verschillen als die van de organisatie in Nederland. Wel waren enkele Nederlandse archivarissen zeer bekend in Finland, en stond Nederland bekend als een vooruitstrevend archiefland, na de Verenigde Staten, Canada en Australië.

Relevante links

Finse archieven
Nationaal Archief – www.narc.fi
Vakbondsarchief, Ammattiyhdistysarkisto – www.sak.fi/ay-arkisto/aya.htm
Volksarchief, Kansan Arkisto – www.kansanarkisto.fi
Middenpartij- en Plattelandspartij-archief, Keskustan ja Maaseudun Arkisto – http://forum.inet.fi/kma
Porvari archief, Porvarillisen Työn Arkisto – www.kokoomus.fi/arkisto
Finse literatuurarchieven, Suomalaisen Kirjallisuuden Seura Kansanrunousarkisto & Suomalaisen Kirjallisuuden Seura Kirjallisuusarkisto – www.finlit.fi/kia
Fins Bedrijfsarchief, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto – www.elka.fi
Fins Sportarchief, Suomen Urheilarkisto – www.stadion.fi
Zweeds Centraalarchief, Svenska Centralarkivet – http://www.svenskacentralarkivet.fi/
Zweeds literatuurarchieven (Zweedse literatuur in Finland), Svenska litteratursällskapet i Finland Folkkultursarkivet & Svenska litteratursällskapet i Finland Historiska och litteraturshistoriska arkivet – www.sls.fi
Beroepenarchief, Toimihenkilöarkisto – www.th-arkisto.fi
Burgersarchief, Työväen Arkisto – www.tyark.fi
Archief van Urho Kekkonen (voormalig premier van Finland), Urho Kekkosen Arkisto –pekka.lahteenkorva@ukk-arkisto.fi

Meer over Finland
www.finlandsite.nl
http://finland.start4all.com
http://finland.startkabel.nl
http://finland.2link.be
http://finnland.startwebseite.net
http://finlandia.startkabel.nl

Meer over archieven
http://archiefstartpunt.nl
http://archief.pagina.nl
http://documentmanagement.pagina.nl
http://archief.startkabel.nl

Aangezien we een aantal documenten op papier hebben ontvangen, dus niet digitaal, zijn deze gescand. De kwaliteit kan derhalve te wensen overlaten.
 

============================================

(advertentie)

Even tot rust komen? Er even tussen uit? Bezoek www.finland.ontheweb.nl 
 

============================================

(advertentie)

Teveel papieren in uw kast?

Service Profs zorgt dat alles past!

Voor meer informatie kijk hier (Word-document)
 

============================================

(advertentie)

Direct uw hotel in Finland boeken? Klik hier!
 

============================================

(advertentie)

Hier kan ook uw advertentie staan! Bezoek www.adverteren.ontheweb.nl voor meer informatie
 

Dit nummer van de ABD-ine & FIN-E-Zine is enige tijd na verschijning  te lezen op internet via
http://abd-ine.onmtheweb.nl & http://fin-e-zine.ontheweb.nl
Wij wijzen u er op dat links dan mogelijk niet meer correct zijn en illustraties niet meer goed worden weergegeven